Finanzbuchführung, die Ihr Unternehmen wirklich abbildet.

Die Finanzbuchführung erfasst und ordnet die laufenden Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Welche Buchführung erforderlich ist und wie sie sinnvoll aufgebaut wird, hängt wesentlich von Rechtsform, Unternehmensgröße, Branche, Geschäftsmodell und Art der Geschäftsvorfälle ab.

Eine GmbH benötigt eine andere Buchführungsstruktur als ein Freiberufler. Ein Handwerksbetrieb hat andere Anforderungen als ein Onlinehändler. In der Gastronomie stehen Kassenbewegungen und Tagesumsätze im Mittelpunkt, während bei Immobilienunternehmen Darlehen, Mieten, Investitionen und Abschreibungen besonders relevant sind.

Eine fachgerechte Finanzbuchführung bildet deshalb nicht nur Einnahmen und Ausgaben ab. Sie strukturiert Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankbewegungen, Kassenbestände, Umsatzsteuer, Anlagevermögen, Zahlungsströme und weitere Geschäftsvorfälle so, dass das Unternehmen vollständig und nachvollziehbar dargestellt wird.

Faktencheck Finanzbuchführung

Finanzbuchführung Systematische Erfassung und Verbuchung der finanziell relevanten Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.

Abkürzung FiBu

Grundlegende Systeme Einnahmenüberschussrechnung oder doppelte Buchführung mit Bilanzierung – abhängig von Rechtsform und gesetzlichen Voraussetzungen.

Zentrale Bereiche Debitoren, Kreditoren, Bank, Kasse, Umsatzsteuer, Anlagevermögen, offene Posten, Zahlungsverkehr und laufende Betriebsvorgänge.

Buchführungspflicht Kaufleute sind grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet. Für bestimmte Einzelkaufleute und andere Unternehmer bestehen gesetzliche Ausnahmen beziehungsweise Schwellenwerte.

Digitale Finanzbuchführung Belege, Bankdaten, Rechnungen, Kassendaten und Daten aus Vorsystemen können digital verarbeitet und miteinander verknüpft werden.

GoBD Elektronische Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme müssen insbesondere den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Ordnung entsprechen.

Unternehmensspezifische Einrichtung Konten, Kostenstellen, Debitoren, Kreditoren und Schnittstellen sollten an die tatsächlichen Geschäftsprozesse angepasst werden.

Finanzbuchführung nach Rechtsform

Die Rechtsform bestimmt wesentlich, welche gesetzlichen Buchführungs- und Abschlussanforderungen bestehen.

GmbH

Die Finanzbuchführung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung basiert grundsätzlich auf der doppelten Buchführung.

Sie bildet die laufenden Geschäftsvorfälle der Gesellschaft ab und schafft gleichzeitig die Grundlage für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Typische Buchführungsbereiche

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Debitoren
• Kreditoren
• Bankkonten
• Kreditkarten
• Kasse
• Umsatzsteuer
• Vorsteuer
• Löhne und Gehälter
• Geschäftsführervergütung
• Anlagevermögen
• Darlehen
• Leasing
• Reisekosten
• Gesellschafterkonten
• Rückstellungen und Abgrenzungen
• offene Forderungen
• offene Verbindlichkeiten

Gesellschafter und Gesellschaft

Bei einer GmbH müssen Geschäftsvorgänge der Gesellschaft klar von privaten Vorgängen der Gesellschafter getrennt werden.

Zahlungen zwischen GmbH und Gesellschaftern können beispielsweise betreffen:

• Gesellschafterdarlehen
• Einlagen
• Ausschüttungen
• Verrechnungskonten
• Auslagen
• Geschäftsführerbezüge
• Kostenübernahmen

Diese Vorgänge sollten eindeutig getrennt und nachvollziehbar gebucht werden.

Debitoren und Kreditoren

Bei einer typischen GmbH werden Kunden und Lieferanten auf eigenen Personenkonten geführt.

Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar:

• welche Ausgangsrechnungen noch offen sind,
• welche Kunden bereits bezahlt haben,
• welche Lieferantenrechnungen noch nicht bezahlt wurden,
• welche Verbindlichkeiten demnächst fällig werden.

Finanzbuchführung und Jahresabschluss

Die laufende Finanzbuchführung bildet die Basis des späteren Jahresabschlusses.

Je sauberer unterjährig gebucht und abgestimmt wird, desto weniger Korrekturen sind regelmäßig zum Jahresende erforderlich.

UG (haftungsbeschränkt)

Die Finanzbuchführung einer UG (haftungsbeschränkt) entspricht in ihren wesentlichen Grundzügen derjenigen einer GmbH.

Auch bei sehr kleinen Gesellschaften werden die Geschäftsvorfälle grundsätzlich im Rahmen einer doppelten Buchführung erfasst.

Typische Bereiche

• Stammkapital
• Bank
• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Umsatzsteuer
• Vorsteuer
• Geschäftsführervergütung
• Gesellschafterdarlehen
• Gesellschafterkonten
• Anlagevermögen
• laufende Betriebsausgaben

Gerade in der Gründungsphase treten häufig Zahlungen der Gesellschafter auf. Diese müssen eindeutig von Umsätzen und sonstigen Einnahmen unterschieden werden.

Einzelunternehmen

Beim Einzelunternehmen richtet sich die Art der Gewinnermittlung nach der konkreten rechtlichen und wirtschaftlichen Situation.

Je nach Voraussetzungen kann eine Gewinnermittlung durch:

• Einnahmenüberschussrechnung oder
• Bilanzierung

erfolgen.

Typische Buchführungsbereiche

• Betriebseinnahmen
• Betriebsausgaben
• Bank
• Kasse
• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Waren
• Fahrzeuge
• Personal
• Anlagevermögen
• Umsatzsteuer
• Vorsteuer
• Privatentnahmen
• Privateinlagen

Private und betriebliche Vorgänge

Beim Einzelunternehmen besteht keine rechtliche Trennung zwischen Unternehmer und Unternehmen wie bei einer GmbH.

Buchhalterisch müssen private und betriebliche Vorgänge dennoch eindeutig getrennt werden.

Typische Privatvorgänge sind:

Privatentnahme Geld oder andere Wirtschaftsgüter werden dem Unternehmen für private Zwecke entnommen.

Privateinlage Der Unternehmer führt dem Betrieb eigenes Geld oder andere Werte zu.

Freiberufler

Freiberufler sind keine eigene Rechtsform. Der Begriff beschreibt vielmehr eine steuerliche Tätigkeitsart.

Viele Freiberufler ermitteln ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung.

Typische Berufsgruppen

• Ärzte
• Zahnärzte
• Rechtsanwälte
• Steuerberater
• Architekten
• Ingenieure
• Journalisten
• Künstler
• bestimmte Berater

Typische Buchführungsbereiche

• Honorare
• Bank
• Betriebsausgaben
• Arbeitsmittel
• Büro
• Reisekosten
• Fortbildungen
• Fahrzeuge
• Versicherungen
• Fremdleistungen
• Umsatzsteuer
• Vorsteuer
• Anlagevermögen

Die konkrete Buchführung hängt stark von der jeweiligen beruflichen Tätigkeit ab.

GbR

Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts müssen neben den betrieblichen Geschäftsvorfällen regelmäßig auch Vorgänge der einzelnen Gesellschafter berücksichtigt werden.

Typische Bereiche

• Umsätze
• Betriebsausgaben
• Bank
• Kasse
• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Gesellschafterkonten
• Einlagen
• Entnahmen
• Darlehen
• Gewinnverteilung

Besonders wichtig ist eine eindeutige Zuordnung der jeweiligen Gesellschaftervorgänge.

OHG

Die OHG ist handelsrechtlich eine Personengesellschaft.

Ihre Finanzbuchführung basiert grundsätzlich auf der doppelten Buchführung.

Neben den normalen Geschäftsvorfällen sind insbesondere die individuellen Kapitalkonten der Gesellschafter von Bedeutung.

Typische Bereiche

• Debitoren
• Kreditoren
• Bank
• Kasse
• Waren
• Anlagevermögen
• Kapitalkonten
• Einlagen
• Entnahmen
• Gesellschafterdarlehen
• Gewinnverteilung

KG

Bei einer Kommanditgesellschaft sind zusätzlich die unterschiedlichen Gesellschafterstellungen von Komplementären und Kommanditisten zu berücksichtigen.

Die Finanzbuchführung umfasst insbesondere:

• laufende Geschäftsvorfälle
• Kapitalkonten
• Entnahmen und Einlagen
• Darlehen
• Gewinnverteilung
• Forderungen und Verbindlichkeiten
• Anlagevermögen

Bei komplexeren Gesellschaftsstrukturen können zusätzliche Konten für Sonderbereiche erforderlich sein.

GmbH & Co. KG

Die GmbH & Co. KG kombiniert Elemente der Personen- und Kapitalgesellschaft.

Buchhalterisch müssen regelmäßig sowohl die Geschäftsvorfälle der KG als auch diejenigen der Komplementär-GmbH getrennt geführt werden.

Besondere Bedeutung haben:

• Gesellschafterkonten
• Geschäftsführungsvergütungen
• Haftungsvergütungen
• Darlehen
• Leistungsbeziehungen zwischen GmbH und KG
• Gewinnverteilung
• Beteiligungen

Holding-GmbH

Eine Holdinggesellschaft hat häufig weniger laufende Geschäftsvorfälle als ein operatives Unternehmen.

Diese Geschäftsvorfälle können jedoch wirtschaftlich besonders bedeutend sein.

Typische Bereiche

• Beteiligungen
• Beteiligungserwerbe
• Beteiligungsverkäufe
• Dividenden
• Gesellschafterdarlehen
• konzerninterne Darlehen
• Zinsen
• Managementleistungen
• Kostenumlagen
• Beratungskosten
• Finanzierungskosten

Jede Gesellschaft innerhalb einer Unternehmensgruppe bleibt eine eigenständige Buchführungseinheit.

Finanzbuchführung nach Branche

Neben der Rechtsform bestimmt insbesondere die Branche, welche Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchführung besonders relevant sind.

Handwerksbetriebe

Handwerksunternehmen weisen regelmäßig eine Kombination aus Material, Personal, Fahrzeugen, Maschinen, Fremdleistungen und projektbezogenen Umsätzen auf.

Typische Buchungsbereiche

• Materialeinkauf
• Werkzeuge
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Kraftstoff
• Leasing
• Fremdleistungen
• Subunternehmer
• Löhne
• Abschlagsrechnungen
• Schlussrechnungen
• Anzahlungen
• Baustellenkosten
• Betriebsausstattung

Abschlagsrechnungen

Bei größeren Aufträgen erfolgt die Abrechnung häufig über mehrere Stufen:

Auftrag → Abschlagsrechnung → weitere Abschlagsrechnung → Schlussrechnung

Die Finanzbuchführung muss Zahlungen und Rechnungen eindeutig miteinander verbinden.

Material

Materialkosten sollten getrennt von sonstigen Betriebskosten ausgewiesen werden.

Dadurch kann beispielsweise das Verhältnis zwischen:

• Umsatz
• Material
• Fremdleistungen
• Personal

beurteilt werden.

Fahrzeuge und Maschinen

Handwerksunternehmen verfügen häufig über umfangreiches Anlagevermögen.

Anschaffung, Finanzierung, Leasing, Abschreibung, Reparaturen und laufende Kosten müssen entsprechend getrennt dargestellt werden.

Gastronomie

Die Gastronomie gehört zu den buchhalterisch besonders datenintensiven Branchen.

Typisch sind hohe Transaktionszahlen und unterschiedliche Zahlungsarten.

Typische Buchführungsbereiche

• Kassenumsätze
• Bargeld
• Kartenzahlungen
• Trinkgelder
• Speisen
• Getränke
• Wareneinsatz
• Personal
• Gutscheine
• Lieferplattformen
• Rabatte
• Stornos
• Miete
• Energie
• sonstige Betriebskosten

Kasse

Die Kassenbuchführung ist ein zentraler Bestandteil der gastronomischen Finanzbuchführung.

Dabei müssen insbesondere die Daten aus dem Kassensystem mit den tatsächlichen Zahlungsströmen übereinstimmen.

Kartenzahlungen

Zwischen Kartenumsatz und Bankgutschrift können mehrere Tage liegen.

Hinzu kommen gegebenenfalls Gebühren des Zahlungsdienstleisters.

Die Finanzbuchführung muss deshalb unterscheiden zwischen:

• erzieltem Umsatz,
• Forderung gegenüber dem Zahlungsdienstleister,
• Gebühren und
• tatsächlicher Bankgutschrift.

Wareneinsatz

Speisen- und Getränkeeinkäufe sollten sinnvoll getrennt erfasst werden.

Dadurch lässt sich die Entwicklung des Wareneinsatzes besser beurteilen.

Einzelhandel

Beim Einzelhandel treffen Warenbewegung, Kasse, Lager und Zahlungsverkehr aufeinander.

Typische Bereiche

• Wareneinkauf
• Warenverkauf
• Kasse
• Kartenzahlungen
• Gutscheine
• Retouren
• Rabatte
• Lieferanten
• Personal
• Ladenmiete
• Lagerbestand
• Inventur

Warenbestand

Bei bilanzierenden Handelsunternehmen ist der Warenbestand ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung.

Einkauf und tatsächlicher Verbrauch beziehungsweise Verkauf dürfen deshalb wirtschaftlich nicht verwechselt werden.

Zahlungsarten

Moderne Einzelhandelsunternehmen nutzen häufig mehrere Zahlungswege:

• Bargeld
• Girocard
• Kreditkarte
• mobile Zahlung
• Gutscheine
• Zahlungsanbieter

Die einzelnen Zahlungswege sollten abgestimmt werden können.

Onlinehandel und E-Commerce

Im Onlinehandel besteht die Finanzbuchführung häufig aus der Verarbeitung großer Mengen digitaler Transaktionsdaten.

Typische Systeme

• Shopsystem
• Warenwirtschaft
• Amazon
• eBay
• weitere Marktplätze
• PayPal
• Stripe
• Klarna
• Kreditkartendienstleister
• Bank

Typische Buchungsbereiche

• Warenumsätze
• Versandkosten
• Retouren
• Rabatte
• Gutscheine
• Marktplatzgebühren
• Zahlungsgebühren
• Warenbestand
• Auslandsgeschäfte
• Umsatzsteuer
• Forderungen gegenüber Zahlungsdienstleistern

Auszahlung ist nicht Umsatz

Eine zentrale Besonderheit des Onlinehandels liegt in den Sammelauszahlungen der Plattformen.

Beispiel:

Verkäufe: 50.000 €

Retouren: –5.000 €

Plattformgebühren: –4.000 €

sonstige Einbehalte: –1.000 €

Bankauszahlung: 40.000 €

Die Bankgutschrift von 40.000 € stellt nicht den eigentlichen Umsatz dar.

Die Finanzbuchführung muss sämtliche Bestandteile getrennt erfassen.

Bauunternehmen

Bei Bauunternehmen entstehen häufig langfristige und komplexe Auftragsstrukturen.

Typische Bereiche

• Baustoffe
• Fremdleistungen
• Subunternehmer
• Personal
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Abschlagsrechnungen
• Schlussrechnungen
• Anzahlungen
• Sicherheitseinbehalte
• Baustellenkosten
• Gewährleistung
• Finanzierung

Projektbuchhaltung

Für Bauunternehmen kann eine zusätzliche Zuordnung nach Baustellen oder Projekten sinnvoll sein.

So können Umsätze und Kosten einzelnen Bauvorhaben zugeordnet werden.

Immobilienunternehmen

Bei Immobilienunternehmen steht häufig die objektbezogene Betrachtung im Vordergrund.

Typische Bereiche

• Mieteinnahmen
• Nebenkostenvorauszahlungen
• Betriebskosten
• Hausverwaltung
• Instandhaltung
• Reparaturen
• Modernisierung
• Versicherungen
• Grundsteuer
• Darlehen
• Zinsen
• Tilgungen
• Anschaffungskosten
• Herstellungskosten
• Abschreibungen

Objektbezogene Struktur

Bei mehreren Immobilien können separate Kostenstellen eingerichtet werden.

Beispielsweise:

Objekt 1

• Mieterträge
• Instandhaltung
• Verwaltung
• Finanzierung

Objekt 2

• Mieterträge
• Instandhaltung
• Verwaltung
• Finanzierung

Dadurch kann jedes Objekt einzeln ausgewertet werden.

Darlehen

Darlehenszahlungen müssen in Zins und Tilgung getrennt werden.

Der Zins stellt grundsätzlich einen Aufwand dar.

Die Tilgung reduziert dagegen die bestehende Darlehensverbindlichkeit.

Ärzte und medizinische Praxen

Medizinische Praxen haben häufig unterschiedliche Abrechnungswege und Einnahmearten.

Typische Einnahmen

• Kassenabrechnung
• Privatpatienten
• Selbstzahlerleistungen
• Gutachten
• sonstige Honorare

Typische Ausgaben

• Personal
• Praxismiete
• medizinisches Material
• Labor
• Geräte
• Leasing
• Versicherungen
• Fortbildungen
• Praxissoftware

Umsatzsteuer

Je nach Art der medizinischen Leistung können unterschiedliche umsatzsteuerliche Behandlungen erforderlich sein.

Die Finanzbuchführung muss steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen gegebenenfalls getrennt erfassen.

Rechtsanwälte und Kanzleien

Bei Rechtsanwaltskanzleien spielen neben normalen Betriebsvorgängen insbesondere Mandantenabrechnungen und Fremdgelder eine Rolle.

Typische Bereiche

• Honorare
• Vorschüsse
• Gerichtskosten
• Fremdgelder
• Auslagen
• Personal
• Miete
• Fachliteratur
• Software
• Fortbildung
• Reisekosten

Fremdgelder sind von eigenen Umsätzen der Kanzlei zu unterscheiden.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Bei Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften dominieren Dienstleistungsumsätze und Personalaufwendungen.

Typische Bereiche

• laufende Honorare
• Jahresabschlussvergütungen
• Vorschüsse
• Beratungsleistungen
• Personal
• Software
• DATEV-Kosten
• Fortbildungen
• Versicherungen
• Büro
• Reisekosten

Für die betriebswirtschaftliche Auswertung können zusätzlich Mandatsgruppen oder Leistungsbereiche getrennt betrachtet werden.

Agenturen

Agenturen arbeiten häufig projektbezogen und nutzen zahlreiche externe Dienstleister.

Typische Bereiche

• Projektumsätze
• Retainer
• Freelancer
• Medienkosten
• Werbekosten
• Produktionskosten
• Software
• Hosting
• Personal
• Reisen
• Lizenzen

Eine projektbezogene Zuordnung ermöglicht eine Auswertung der Rentabilität einzelner Kunden oder Projekte.

Beratungsunternehmen

Beratungsunternehmen haben häufig eine verhältnismäßig schlanke Kostenstruktur.

Im Mittelpunkt stehen:

• Beratungshonorare
• Projektumsätze
• Personal
• Freelancer
• Reisekosten
• Software
• Fortbildungen
• Versicherungen
• Marketing

Bei internationaler Tätigkeit kommen grenzüberschreitende Leistungen und umsatzsteuerliche Besonderheiten hinzu.

IT- und Softwareunternehmen

Digitale Geschäftsmodelle erzeugen häufig wiederkehrende und automatisierte Transaktionen.

Typische Bereiche

• Softwareumsätze
• SaaS-Umsätze
• Lizenzgebühren
• Hosting
• Cloudkosten
• Entwickler
• Freelancer
• Softwarelizenzen
• Zahlungsanbieter
• Marketing
• internationale Dienstleister

Bei SaaS-Unternehmen ist häufig eine direkte Anbindung zwischen Abrechnungssystem, Zahlungsdienstleister und Finanzbuchführung sinnvoll.

Start-ups

Bei Start-ups unterscheiden sich die Zahlungsströme häufig stark von etablierten Unternehmen.

Neben Umsätzen treten insbesondere Finanzierungsvorgänge auf.

Typische Bereiche

• Stammkapital
• Investorenkapital
• Gesellschafterdarlehen
• Finanzierungsrunden
• Personalkosten
• Softwareentwicklung
• Hardware
• Marketing
• Beratungskosten
• laufende Liquidität

Einzahlungen von Investoren müssen von normalen Umsätzen getrennt werden.

Hotels

Hotelunternehmen kombinieren häufig mehrere Geschäftsbereiche.

Typische Umsätze

• Übernachtungen
• Frühstück
• Restaurant
• Bar
• Wellness
• Veranstaltungen
• zusätzliche Dienstleistungen

Typische Systeme

• Hotelsoftware
• Buchungsportale
• Kassensystem
• Kreditkartendienstleister
• Bank

Typische Buchungsbereiche

• Zimmerumsätze
• Vorauszahlungen
• Stornierungen
• Provisionen
• Gutscheine
• Personal
• Reinigung
• Gastronomie
• Energie
• Instandhaltung

Die Abstimmung zwischen Buchungsportal, Hotelsoftware, Zahlungsdienstleister und Finanzbuchführung ist besonders wichtig.

Kfz-Betriebe und Autohäuser

Autohäuser verbinden Handel und Dienstleistungen.

Typische Bereiche

• Fahrzeugankauf
• Fahrzeugverkauf
• Neuwagen
• Gebrauchtwagen
• Ersatzteile
• Werkstatt
• Reparaturen
• Versicherungsabrechnungen
• Finanzierungen
• Leasing
• Garantieleistungen
• Lagerbestand

Fahrzeuge im Warenbestand müssen von betrieblich genutzten Fahrzeugen des Anlagevermögens unterschieden werden.

Friseure und Kosmetikbetriebe

Diese Betriebe kombinieren Dienstleistungen, Warenverkäufe und häufig Bargeldgeschäfte.

Typische Bereiche

• Dienstleistungsumsätze
• Produktverkäufe
• Kasse
• Kartenzahlungen
• Gutscheine
• Trinkgelder
• Personal
• Waren
• Verbrauchsmaterial
• Miete
• Geräte

Terminsoftware, Kassensystem und Finanzbuchführung sollten möglichst konsistente Daten liefern.

Apotheken

Apotheken verfügen über umfangreiche Warenbewegungen und mehrere Abrechnungswege.

Typische Bereiche

• Barverkäufe
• Kartenzahlungen
• Rezeptabrechnungen
• Warenbezug
• Lagerbestand
• Krankenkassenabrechnungen
• Personal
• Miete
• Botendienst
• sonstige Betriebsausgaben

Warenwirtschaft und Finanzbuchführung sind eng miteinander verbunden.

Landwirtschaftliche Betriebe

Landwirtschaftliche Unternehmen weisen branchenspezifische Geschäftsvorfälle auf.

Typische Bereiche

• Verkauf landwirtschaftlicher Erzeugnisse
• Saatgut
• Dünger
• Futtermittel
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Treibstoff
• Pacht
• Personal
• Förderungen
• Tierbestände
• Anlagevermögen

Die konkrete steuerliche Behandlung hängt stark von Struktur und Tätigkeit des Betriebs ab.

Unternehmen mit internationalem Geschäft

Grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle erhöhen die Anforderungen an die Finanzbuchführung.

Typische Bereiche

• innergemeinschaftliche Lieferungen
• innergemeinschaftliche Erwerbe
• Exporte
• Importe
• ausländische Dienstleistungen
• Reverse Charge
• Einfuhrumsatzsteuer
• Fremdwährungen
• Wechselkursdifferenzen
• ausländische Zahlungsanbieter

Die Buchhaltung muss bereits bei der Erfassung erkennen lassen, welche Art von Geschäftsvorfall vorliegt.

Teilbereiche der Finanzbuchführung

Neben Rechtsform und Branche lässt sich Finanzbuchführung nach ihren einzelnen Funktionsbereichen gliedern.

Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung umfasst Geschäftsvorfälle mit Kunden.

Typischerweise werden erfasst:

• Ausgangsrechnungen
• Gutschriften
• Zahlungseingänge
• Stornierungen
• offene Forderungen

Jeder Kunde kann über ein eigenes Debitorenkonto geführt werden.

Dadurch lässt sich feststellen, welche Rechnungen noch offen oder bereits bezahlt sind.

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst Geschäftsvorfälle mit Lieferanten und anderen Gläubigern.

Erfasst werden insbesondere:

• Eingangsrechnungen
• Gutschriften
• Zahlungen
• offene Verbindlichkeiten

Jeder Lieferant kann auf einem eigenen Kreditorenkonto geführt werden.

Bankbuchführung

In der Bankbuchführung werden sämtliche Bankbewegungen des Unternehmens verarbeitet.

Dazu gehören beispielsweise:

• Kundenzahlungen
• Lieferantenzahlungen
• Steuerzahlungen
• Löhne
• Darlehenszahlungen
• Versicherungen
• Gebühren
• Kreditkartenabrechnungen

Jede Bankbewegung sollte einem nachvollziehbaren Geschäftsvorfall zugeordnet werden.

Kassenbuchführung

Die Kassenbuchführung erfasst Bargeldbewegungen.

Sie ist insbesondere relevant für:

• Gastronomie
• Einzelhandel
• Friseure
• Kosmetik
• Bäckereien
• andere bargeldintensive Betriebe

Der buchhalterische Kassenbestand muss mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld nachvollziehbar verbunden sein.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung verwaltet langfristig genutzte Wirtschaftsgüter.

Dazu können gehören:

• Gebäude
• Maschinen
• Fahrzeuge
• technische Anlagen
• Büroeinrichtung
• Computer
• Betriebsausstattung

Typische Vorgänge sind:

• Anschaffung
• Aktivierung
• Abschreibung
• Zugang
• Abgang
• Verkauf

Offene-Posten-Buchhaltung

Die offene Postenbuchhaltung zeigt noch nicht ausgeglichene Rechnungen.

Forderungen

Sie zeigt, welche Kunden dem Unternehmen noch Geld schulden.

Verbindlichkeiten

Sie zeigt, welche Rechnungen das Unternehmen noch bezahlen muss.

Damit bildet die OPOS-Buchhaltung eine wichtige Verbindung zwischen Finanzbuchführung und Liquiditätssteuerung.

Umsatzsteuerbuchhaltung

Die Umsatzsteuer wird innerhalb der Finanzbuchführung getrennt erfasst.

Typische Sachverhalte sind:

• Umsatzsteuer
• Vorsteuer
• unterschiedliche Steuersätze
• steuerfreie Umsätze
• Reverse Charge
• innergemeinschaftliche Erwerbe
• innergemeinschaftliche Lieferungen
• Einfuhrumsatzsteuer

Eine richtige umsatzsteuerliche Einordnung beginnt bereits bei der Buchung des einzelnen Geschäftsvorfalls.

Kostenstellenbuchhaltung

Kostenstellen ermöglichen eine zusätzliche Auswertung innerhalb des Unternehmens.

Beispiele:

• Verwaltung
• Vertrieb
• Produktion
• Filiale München
• Filiale Hamburg
• Immobilie 1
• Immobilie 2

Ein Aufwand kann dadurch sowohl einem Sachkonto als auch einer Kostenstelle zugeordnet werden.

Projektbuchhaltung

Die Projektbuchhaltung ordnet Einnahmen und Ausgaben einzelnen Projekten zu.

Sie ist insbesondere relevant für:

• Bauunternehmen
• Agenturen
• Beratungsunternehmen
• Architekten
• Ingenieure
• IT-Unternehmen

Dadurch können beispielsweise Projektumsatz, Fremdleistungen und sonstige Projektkosten unmittelbar verglichen werden.

Zahlungsdienstleister

Unternehmen nutzen zunehmend zusätzliche Zahlungsanbieter.

Beispiele sind:

• PayPal
• Stripe
• Klarna
• Kreditkartendienstleister
• Marktplätze

Die Auszahlung auf das Bankkonto entspricht häufig nicht direkt dem Umsatz.

Deshalb werden regelmäßig separate Verrechnungskonten verwendet.

Kreditkartenbuchhaltung

Geschäftliche Kreditkarten erzeugen eigene Zahlungsströme.

Die einzelnen Kreditkartenumsätze müssen zunächst den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.

Anschließend wird die Kreditkartenabrechnung mit der Belastung des Bankkontos abgestimmt.

Darlehensbuchhaltung

Bei betrieblichen Darlehen sind insbesondere folgende Bestandteile zu unterscheiden:

• Darlehensaufnahme
• Tilgung
• Zinsen
• Gebühren

Eine Darlehensauszahlung stellt nicht automatisch einen Ertrag dar.

Eine Tilgungszahlung stellt nicht automatisch Aufwand dar.

Lohnbuchungen in der Finanzbuchführung

Die Lohnabrechnung und Finanzbuchführung sind getrennte Bereiche, müssen jedoch miteinander verbunden werden.

Aus der Lohnabrechnung werden insbesondere übernommen:

• Bruttolöhne
• Arbeitgeberanteile
• Sozialversicherungsverbindlichkeiten
• Lohnsteuerverbindlichkeiten
• Nettolohnverbindlichkeiten

Die tatsächlichen Zahlungen werden anschließend mit diesen Verbindlichkeiten abgestimmt.

E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen werden zunehmend direkt in digitale Buchführungsprozesse integriert.

Strukturierte Rechnungsdaten können dabei maschinell verarbeitet werden.

Dadurch können Informationen wie:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferant
• Betrag
• Umsatzsteuer
• Zahlungsziel

direkt in den Rechnungs- und Buchungsprozess übernommen werden.

Digitale Belegbuchführung

Bei einer digitalen Finanzbuchführung werden Belege elektronisch bereitgestellt und verarbeitet.

Typischer Ablauf:

Belegeingang → Prüfung → digitale Ablage → Buchung → Zahlungszuordnung → Abstimmung → Auswertung

Digitale Belegprozesse reduzieren insbesondere die parallele Verarbeitung von Papier, E-Mail-Anhängen und unterschiedlichen Dateispeichern.

Schnittstellenbuchführung

Bei größeren oder digitalisierten Unternehmen stammen die Daten nicht mehr ausschließlich aus einzelnen Rechnungen.

Sie kommen beispielsweise aus:

• ERP-Systemen
• Warenwirtschaft
• Shopsystemen
• Kassensystemen
• Zahlungsdienstleistern
• Bankkonten
• Fakturaprogrammen
• Hotelsoftware
• Praxissoftware
• Branchenlösungen

Die Daten können über Schnittstellen in die Finanzbuchführung übernommen werden.

Damit verlagert sich die Arbeit zunehmend von der manuellen Datenerfassung zur Kontrolle, Zuordnung und Abstimmung der übernommenen Daten.

Finanzbuchführung als Gesamtsystem

Eine moderne Finanzbuchführung besteht damit nicht aus einem einzelnen Buchungsprozess.

Sie verbindet:

Geschäftsvorfälle → Belege → Rechnungen → Zahlungsverkehr → Bank und Kasse → Debitoren und Kreditoren → Umsatzsteuer → Anlagevermögen → offene Posten → Kostenstellen und Projekte → Auswertungen → Jahresabschluss

Welche dieser Bereiche besonders umfangreich sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

Eine GmbH benötigt andere Strukturen als ein Freiberufler. Ein Handwerksbetrieb arbeitet anders als ein Onlinehändler. Eine Gastronomie stellt andere Anforderungen als ein Immobilienunternehmen oder eine Holdinggesellschaft.

Die Finanzbuchführung sollte deshalb immer so eingerichtet sein, dass sie die tatsächlichen wirtschaftlichen Abläufe des jeweiligen Unternehmens vollständig, nachvollziehbar und auswertbar abbildet.